Wir setzen unser Gespräch mit Rot. Olivier Gardiol fort
«16 Jahre nach seiner Geburt bereitet sich das Clubverwaltungssystem RCMS (Rotary Content Management System) auf seinen wohl verdienten Ruhestand vor ...» Dies stand in der September-Ausgabe des Magazins. Polaris erscheint demnächst und Rotarier Gardiol hält fest «Es handelt sich um eine Weiterentwicklung des Systems, nicht um eine Revolution; dies, damit sich alle Polaris rasch aneignen können.»
Wie kommt das Projekt voran?
Viel Aufwand in dieser schwierigen Zeit, aber es verläuft immer noch plangemäss. 50 Beta-Tester führen derzeit mehrere Test-Protokolle durch; vorgesehen ist die Aktivierung im Januar 2021. Die Clubverantwortlichen werden im November und Dezember ausgebildet.
Wozu dient das RCMS und welches sind die wichtigsten Neuerungen bei POLARIS?
Die Webseite eines Clubs dient sowohl der Kommunikation wie der Verwaltung des Clubs; sie richtet sich an alle Rotarier, «gewöhnliche» Mitglieder oder Mitglieder des Vorstandes oder eines Ausschusses. Die Webseite ist mit allen unseren Plattformen vereinbar (Computer, Mobiltelefon, Tablets).
Insbesondere findet man dort: Fotos und Kontaktdaten der Mitglieder sowie die Neuigkeiten und Vorhaben des Clubs und des Distrikts.
Die regelmässigen, statutarischen Zusammenkünfte ebenso wie die ausserordentlichen sind ebenso zugänglich wie alle anderen Tätigkeiten und Vorhaben des Clubs mitsamt den jeweiligen Berichten und den Wochenbriefen. Alle diese Informationen werden zentral erfasst, einschliesslich der jeweiligen Teilnehmer.
Mit POLARIS kann die Agenda des Clubs mit dem eigenen Kalender synchronisiert und optimal integriert werden. Auch kann ein Vortrag oder der Bericht über eine verpasste Zusammenkunft leicht gefunden werden.
Die Anmeldung zu Veranstaltungen ist auch für mehrere Teilnehmer ebenso erleichtert wie die Präsenzkontrolle, die über einen individuellen QR-Code oder ID-Karte erfolgen kann. Die Verwaltung des Clubs wird wesentlich erleichtert. Alle eingeschriebenen Teilnehmer einer Veranstaltung sind ersichtlich, was den Austausch unter Rotariern fördert.
Man kann auch ein Finanzkonto für Soll und Haben bei periodischen Beiträgen, Spenden, Lunch-
kosten und anderen Verpflichtungen einrichten.
Vorstand und Ausschüsse sind jederzeit einsehbar.
Ein besonderer Abschnitt für humanitäre Vorhaben oder Grossprojekte zeigt alle Einzelheiten auf (Ziele, Begünstigte, finanzieller Aufwand usw.)
Die Clubs können auch mit ihren Mitgliedern mittels Newsletters verkehren; ausgewählte Inhalte ermöglichen ein dynamisches Zusammenspiel mit den Lesern. Die Webseite bietet ferner Platz für Bilder und Videos.
Was ist mit Archiven, dem Gedächtnis eines Clubs?
Der Vorstand wechselt; manchmal sucht man nach wertvollen Angaben für das eine oder andere Jubiläum. POLARIS ermöglicht dauerhaft und sicher die elektronische Speicherung der Club-Archive und anderer Dokumente. Die Such-Funktion wurde zugunsten eines raschen Zugriffs ebenfalls verbessert.
Man fordert Rotarier immer wieder auf, sich für die Vorhaben anderer Clubs in der Region zu interessieren. Hilft Polaris dabei?
Gewiss! Jeder Rotarier verfügt über die Funktion «Meine Clubs», die den Zugang zu den Vorhaben seiner bevorzugten Clubs vermittelt, Anmeldungen erleichtert und Zugang zu den Daten der Mitglieder und weiteren Informationen aller Clubs der Schweiz und Liechtensteins bietet.
In den kommenden Monaten und Ausbildungskursen werden diese Funktionen eingehend erläutert werden.
Rot. Alexandre Jacques
