Nous continuons notre discussion avec Olivier Gardiol en charge du projet.
Rappel : « 16 ans après sa naissance, le système de gestion des clubs RCMS (Rotary Content Management System) se prépare à prendre une retraite bien méritée… » Article paru dans l’édition de Septembre. Polaris arrive tout prochainement et rot. Gardiol précise : « Il s’agit bien d’une évolution du système plutôt que d’une révolution. Ceci afin que chacun puisse s’approprier rapidement POLARIS.
Comment avance le projet ?
Avec beaucoup d’efforts en cette période particulière, nous sommes toujours dans les clous avec 50 bêta-testeurs désormais occupés à conduire divers protocoles de tests avec une activation finale prévue en Janvier 2021. La formation des administrateurs des clubs sera menée en novembre et décembre prochain.
A quoi sert finalement un RCMS et quelles sont les grandes nouveautés avec POLARIS ?
Le site internet d’un club est un site tant de communication que de gestion du club, s’adressant à tous les rotariens, membre « simple » ou participant à un comité ou commission. Le site internet est compatible avec nos diverses plateformes (ordinateurs, mobiles, tablettes).
On y trouve notamment : les photos et coordonnées des membres, ainsi que les nombreuses activités et actualités de son club et de son district.
Les réunions à fréquence régulière dites « statutaires », ou les extra muros ainsi que toutes les autres activités et actions du club y compris leurs compte-rendu, objet des bulletins hebdomadaires sont accessibles. L’ensemble de ces informations est disponible de façon centralisée, y compris avec les présences de chacun.
Avec POLARIS, il sera possible de synchroniser le calendrier de son club avec son propre appareil afin d’assurer une intégration optimale. Il sera aussi possible de retrouver facilement une conférence ou le compte-rendu d’une séance manquée.
L’inscription aux évènements, en particulier pour plusieurs adhérents, sera autant facilitée que la gestion des présences qui pourra se faire grâce à un QR Code Personnel sur smartphone ou via une carte à glisser dans son portefeuille. Le travail administratif des clubs en sera grandement amélioré. La visibilité pour tous des participants inscrits à un événement donné favorise aussi les interactions entre rotariens.
Il sera aussi possible d’avoir un compte financier avec ses crédits et ses débits pour le paiement de la cotisation périodique, le règlement des repas, les dons et autres contributions.
Le comité et les diverses commissions sont clairement identifiables.
Une section particulière pour les projets humanitaires ou « d’ampleur » permet d’identifier clairement les détails par projet (buts, enjeux financiers, bénéficiaires etc.)
Les clubs peuvent aussi communiquer avec leurs membres par le biais de la solution moderne des newsletters avec la possibilité de sélectionner le contenu à publier et faciliter ainsi une interaction dynamique avec les lecteurs. Le site laissera également davantage de place à la publication de photos et de vidéos.
Quid des archives donc de la mémoire du club ?
Les comités passent et parfois on recherche des informations précieuses pour un jubilé ou autre. POLARIS offre la possibilité de stocker électroniquement les archives du club et de garder dans la durée et de façon sécurisée les contenus et autres documents. La fonction « recherche » a aussi été améliorée afin d’accéder plus rapidement à ce qu’on cherche.
On incite régulièrement les rotariens à s’intéresser aux activités d’autres clubs de la région. Est-ce que Polaris peut être une aide ?
Absolument ! Chaque rotarien disposera de la fonction « Mes clubs » facilitant l’accès aux activités de ses clubs favoris, de s’inscrire plus facilement et aussi d’avoir accès, pour toute la Suisse et le Liechtenstein, aux données des membres et autres informations de tous les clubs.
Dans les prochains mois et au cours des formations à venir, ces fonctionnalités seront dévoilées plus en détails.
